Une fois l’ordre et la date des départs en congés payés fixés, l’employeur et le salarié doivent les respecter.

Oui, il est possible de modifier l’ordre et les dates des départs. Mais attention, cette possibilité est très encadrée et limitée à des circonstances exceptionnelles !

Modifier les congés payés : délai d’un mois avant le départ

Normalement, l’ordre et les dates de départ ne peuvent pas être modifiés moins d’un mois avant la date prévue du départ en congés (Code du travail, art. L. 3141-16).

La date à prendre en compte (un mois avant le départ) est celle à laquelle le salarié est informé du report de ses congés payés et non celle où est envoyée la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) l’informant de ce report.

Une exception : il est possible de modifier l’ordre et les dates des départs moins d’un mois avant la date fixée, en cas de circonstances exceptionnelles.

Modifier les congés payés : circonstances exceptionnelles

Les circonstances invoquées par l’employeur doivent être exceptionnelles. Les circonstances exceptionnelles sont reconnues en cas de difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes. Il s’agira par exemple :

• de raisons professionnelles tenant à la bonne marche de l’entreprise (ex. : commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et/ou des emplois) ;
• de remplacer un salarié décédé.

Le salarié doit être dédommagé des frais occasionnés par ce changement.

Pour toute modification éventuelle des dates de congés, il est important d’informer le salarié par écrit, pour des raisons de preuve. En cas de conflit, les circonstances exceptionnelles sont appréciées au cas par cas par les juges.

Modifier les congés payés : refus du salarié

Le refus du salarié de reporter ses congés payés, alors qu’il y a des circonstances exceptionnelles, peut justifier son licenciement. En effet, il commet une faute que vous pouvez sanctionner. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances doivent être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié.

Dès qu’un litige portant sur un report des dates de congés payés est porté devant la justice, la Cour de cassation rappelle que les juges doivent rechercher :

• si l’employeur a respecté ses obligations d’information sur l’ordre et les dates de départs en congés payés ;
• si des circonstances exceptionnelles justifient la modification tardive des dates de congés.

Pour plus de précisions sur vos obligations concernant la gestion des congés payés, les informations qui doivent être communiquées aux salariés, l’affichage obligatoire des CP et le rôle des délégués du personnel, les Editions Tissot vous proposent leur documentation « Modèles commentés pour la gestion du personnel ».

Modifier les congés payés : dispositions de votre convention collective

Pensez à consulter votre convention collective. Cette dernière peut prévoir une indemnisation du salarié dont les dates de congés payés ont été modifiées. Il peut s'agir d'une prime, d'un ou de plusieurs jours de congé supplémentaires, du remboursement des frais déjà engagés, etc.

Le salarié peut également demander une dérogation en invoquant des circonstances exceptionnelles mais, dans ce cas, l’employeur n’est soumis à aucun délai pour lui répondre.

La modification des dates de congés payés peut être mal perçue par vos salariés. Peut-être avez-vous d’autres solutions comme, par exemple, le recours aux heures supplémentaires.